Hóa đơn điện tử - chuyện nhỏ mà không nhỏ
“Cứ mỗi lần khách yêu cầu xuất hóa đơn là tôi toát mồ hôi,” chị Huyền, chủ quán ăn nhỏ tại quận Gò Vấp (TP.HCM) chia sẻ. “Ghi tay thì sai sót, gửi hóa đơn qua email thì quên, đến cuối tháng tổng kết lại không biết đã xuất cho ai”.
Câu chuyện của chị Huyền không phải là cá biệt. Với các hộ kinh doanh nhỏ, mỗi ngày phục vụ hàng chục, thậm chí hàng trăm lượt khách, việc kiểm soát và lưu trữ hóa đơn vẫn là một thách thức.
Anh Dũng, chủ một tiệm trà sữa tại Hà Nội, kể lại một lần bị khách phản ánh: “Khách cần hóa đơn để thanh toán công ty, nhưng do tôi ghi sai mã số thuế, họ phải quay lại, rất mất thời gian. Mình không cố ý nhưng sơ suất là dễ xảy ra”.
Không ít lần, những lỗi tưởng chừng rất nhỏ như ghi nhầm số tiền, sai tên công ty, hay quên ký tên... đã khiến hóa đơn bị hủy, phải làm lại từ đầu, gây phiền toái cho cả chủ tiệm và khách hàng. Trong khi đó, các hộ kinh doanh vốn đã thiếu nhân sự chuyên trách, lại càng lúng túng trong khâu quản lý hóa đơn.
Khi công nghệ “giải cứu” hộ kinh doanh
Từ đầu năm 2025, chị Huyền chuyển sang dùng phần mềm quản lý bán hàng POS365 theo lời giới thiệu của một người bạn. “Ban đầu cũng lăn tăn, nhưng sau một tuần dùng thử, tôi thực sự nhẹ nhõm”, chị nói. Phần mềm POS365 cho phép chị tạo đơn hàng, thanh toán và xuất hóa đơn điện tử ngay trên cùng một giao diện, không cần ghi tay, không cần phần mềm riêng lẻ.
Phần mềm POS365 thanh toán và xuất hóa đơn điện tử ngay trên cùng một giao diện Điểm nổi bật khiến POS365 được lòng các hộ kinh doanh là khả năng tích hợp với hệ thống hóa đơn điện tử đã kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Với mỗi giao dịch hoàn tất, phần mềm tự động tạo hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn, điền sẵn đầy đủ thông tin từ đơn hàng, bao gồm: tên khách hàng, mã số thuế, giá trị đơn, số tiền thuế, thời gian, địa điểm bán... Người dùng chỉ cần kiểm tra và nhấn “Gửi”.
“Giờ khách cần hóa đơn là tôi gửi ngay qua Zalo, email hoặc in tại chỗ. Hệ thống lưu lại toàn bộ lịch sử nên tra cứu rất dễ”, anh Dũng - chủ tiệm trà sữa cho biết. Anh còn cài đặt để phần mềm tự động gửi hóa đơn cho khách sau mỗi giao dịch, đảm bảo không bị quên hay thất lạc như trước.
POS365 - xóa bỏ nỗi lo hoá đơn điện tử cho hộ kinh doanh nhỏ
Không chỉ đơn thuần là phần mềm bán hàng, POS365 là một hệ sinh thái quản lý toàn diện được thiết kế dành riêng cho các mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, từ quán cà phê, nhà hàng, tiệm tạp hóa đến các cửa hàng thời trang, mỹ phẩm.
POS365 tích hợp nhiều tính năng nổi bật giúp giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả quản lý hóa đơn điện tử. Phần mềm cho phép tạo hóa đơn điện tử ngay trên giao diện bán hàng, không cần phải mở thêm phần mềm thuế riêng biệt, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.
Đồng thời, POS365 đồng bộ hóa đơn điện tử trực tiếp với cơ quan thuế, dữ liệu được truyền đi theo thời gian thực, đảm bảo tính minh bạch và sẵn sàng cho các cuộc kiểm tra. Tất cả hóa đơn đã xuất đều được lưu trữ trên hệ thống, giúp chủ cửa hàng dễ dàng tra cứu và quản lý hiệu quả, tránh bỏ sót hóa đơn.
POS365 đồng bộ hóa đơn điện tử trực tiếp với cơ quan thuế, đảm bảo tính công khai minh bạch Ngoài ra, phần mềm tích hợp sẵn chữ ký số, đảm bảo hóa đơn hợp lệ về mặt pháp lý mà không cần ký tay hay in bản giấy, đáp ứng đúng yêu cầu của Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Giao diện của POS365 được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng, giúp ngay cả những người không rành công nghệ cũng nhanh chóng làm quen và thao tác thành thạo chỉ sau vài phút.
Phần mềm POS365 cũng tích hợp nhiều tính năng hữu ích như: quản lý tồn kho, báo cáo doanh thu theo ngày/tháng, theo dõi lợi nhuận, phân quyền nhân viên... Tất cả được gói gọn trong một nền tảng duy nhất, hoạt động trên cả điện thoại, máy tính bảng và máy POS.
Chị Huyền kết luận: “Trước đây tôi phải ghi tay, tính toán rồi nhập excel, vừa cực vừa dễ sai. Giờ tất cả có trong phần mềm. Bán hàng, xuất hóa đơn, xem báo cáo đều làm được chỉ trong vài phút”.
Khi có sự hỗ trợ của công nghệ, việc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không còn là là phức tạp với hộ kinh doanh nhỏ. Trái lại, đây đang là bước đệm để các hộ kinh doanh làm quen với quản lý hiện đại, minh bạch và hiệu quả hơn.
Minh Hoà